如何提高工作效率的10种实用方法技巧

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如何提高工作效率的10种实用方法技巧

时间是我们最宝贵的资源,尤其是在努力实现我们的职业目标时,但我们大多数人都不善于管理自己的时间——或者至少,我们可以做得更好。幸运的是,有潜在的解决方案。时间阻塞是一种策略,它迫使我们更批判性地思考我们花费的时间以及我们如何花费它,如果利用得当,它可以大大提高你的生产力。

提高工作效率

什么是时间阻塞?

时间阻塞是一种策略,您将时间分解为离散的"块"或设置增量,在这些时间块中您将完成特定的任务。 例如,在 8 小时的一天中,您可以使用 16 个 30 分钟的时间块,将"电子邮件回复"、"每日会议"或"项目 B"等任务分配给每个 30 分钟的时间块。 设置时间阻塞可以帮助您同时实现多个目标。它可以帮助您像对待资源一样对待您的时间,以与收入相同的方式对其进行预算。它可以帮助您跟踪时间并确定浪费的来源。

使用时间阻塞的使用方法技巧:

1、停止多任务处理

几十年来,科学已经证明了:多任务处理根本行不通。无论你认为自己在多任务处理方面有多好,很有可能,你最好一次专注于一项任务。 对于给定的时间块,只设置一个任务;例如,在30分钟的"完成销售提案"任务中,不要让自己被电子邮件,电话或其他不相关的任务分散注意力。仅此更改就可以对您的工作效率产生巨大影响。

2、选择适合自己的时间块

我们举例是30分钟老做为阻塞, 您可以选择适合自己的,比如15分钟、比如45分钟、比如1小时。较小的时间间隔可以让您更精确地安排日程安排,但管理起来也会给您带来更大的压力。如果您不确定,请从更广泛的内容开始,例如45分钟或1小时的间隔。

3、花点时间为一天做好时间限制

对于大多数新人来说,这意味着在你的早晨例行公事结束后,但在你的日常总结之前,把你一天的"核心"——比如上午10点到下午4点——做好时间阻塞。对于更高级的时间拦截器,最好从头到尾规划您的一整天 - 甚至是您的个人生活。

4、选择一个辅助工具帮助你做好时间阻塞记录

即使你的记忆超群,你也会发现很难让你的时间阻塞时间表在你的脑海中保持清晰。相反,您需要依赖某种文档系统。 具体是什么不重要,适合您就好,哪怕是一个好的日历应用,只要您觉得使用方便,都可以。它能够帮助你定期阻止你的时间,并设置闹钟,以便你知道一个时间段何时结束。

5、给自己一个缓冲

在每个时间段之前和之后,给自己一小段额外的时间。例如,如果您要处理 30 分钟的时间块,请再给自己 5 分钟的时间作为任务之间的空白空间。如果你想保持你的日程安排整洁,工作25分钟,并留出5分钟的空闲时间。

6、为深沉任务,分配更多时间块

深度任务是需要您全神贯注的任务,或者是作为主要项目而不是个人小责任的任务。应该以一种允许您专注于它们的方式阻止它们;分配给深层任务的任何时间块都不应包含其他任务或配额。即便如此,单个块可能还不够;不要犹豫,您可以为同一重要工作分配多个块。

7、执行“被动”的任务(即时发生的事情)

反应性任务是难以预测甚至更难确定优先级的非正式任务。它们通常以互动的形式出现。 例如,您可能需要管理与员工的持续对话,以协调特定项目的工作。同样,您需要将这些任务合并到整个类别的块中。

8.不要试图跳过休息时间

在一个完全与生产力相关的战略中,人们很容易忽视休息的重要性。但是,你需要像对待其他任务一样,为休息时间留出时间,否则你将面临倦怠的风险。这不仅包括午餐,还包括全天较小的休息时间。

9、做好失败的准备,并坦然接受

大多数人在自然地跟踪自己的时间方面很糟糕,在估计任务需要多长时间时甚至更糟。 当你写出你的初稿进行时间限制时,准备好让你感到尴尬,因为你对自己最常见的任务的真实长度有多大的错误感到尴尬。为了弥补这一点,尝试高估执行给定任务所需的时间,为它提供比您认为需要的更多的块空间。 在你尝试的头几天,这可能会稍微干扰你的工作效率,但是一旦你感觉到每种类型的任务需要多长时间,你就可以更准确地衡量你的时间。

10.坚持封锁时间30天

为了让时间阻塞成为一种习惯,你需要时间让它坚持下去。对 30 个实例重复阻塞时间。 阻塞的时间不仅会成为您一周流程的一部分,而且您还将发现您要锁定时间的这些项目是多么重要。你还可以弄清楚你真正需要多少时间,一天中的时间是否适合你,等等。给自己时间习惯这种技术。随着时间的流逝,您会惊讶地发现您的生产力会因此而提高多少。

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