如何实现无纸化办公:5 个简单步骤

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如何实现无纸化办公:5 个简单步骤

实现无纸化并不难,尤其是如果您有合适的工具来实现。如果您想完全放弃纸张,只要使用五个应用程序或服务,就可以帮助您简单、有效和永久地进行无纸办公。

首先,盘点在您的生活中,您还在哪里使用纸?也许您将待办事项清单保存在笔记本中,或者您有一堆用墨水签名的文件,但现在无处可去。与其对应该废除生活中所有纸张的想法感到不知所措,不如通过确定纸张仍然多产的关键领域来小规模思考,这样你就可以首先关注这些地方。

无纸化办公

接下来就是你将需要的五个工具:

一个待办事项列表应用程序,

一个扫描应用程序,

一个电子签名工具,

云存储和文件共享服务,

一个记笔记的应用程序。

让我们看看这些工具中的的作用和如何应用在您的办公与生活中。

1. 待办事项清单应用

如果您想实现无纸化,则必须找到适合您的待办事项列表应用程序并坚持使用几周。

最好的待办事项清单应用程序比纸质清单高效得多。使用应用程序,您的任何文字都不会被划掉和潦草。当优先级或截止日期发生变化时,您可以轻松地编辑和重新安排任务。您可以将任务分配给其他人,获取即将到期的提醒,为您的任务添加链接和一键拨号电话号码,等等。比如Todoist Premium。

选择待办事项列表应用程序后,首先创建三类列表:工作、个人和家庭。如果它们不太适合您的需要,您可以稍后更改它们。

在“工作”部分,写下本周必须完成的工作任务。然后停下来。暂时不要太雄心勃勃或想得太远。在您的个人列表中,写下一些个人待办事项 - 无论您想到什么,例如发送感谢卡或安排理发。使用您的家庭部分开始一份杂货购物清单并写下想到的其他任务,无论您需要多快完成它们。

这足以开始。当您使用待办事项应用程序时,您会发现在组织列表、设置提醒和将任务分配给其他人时,哪种策略最有效。

在最初的几周内,让你的清单简短明了。第一次使用待办事项应用程序就像养成任何其他新习惯一样;如果太复杂,你可能不会坚持下去。一旦你养成了习惯,你就可以开始完善你的待办事项列表策略。

2. 扫描应用

扫描应用程序对于将重要的纸质文档转换为数字文件非常重要。当您将文档数字化时,您可以将原件归档(如果是重要文档),或者粉碎或回收它们。

您可以数字化的文件示例包括税务申报、身份证明文件、证书(出生、死亡、结婚、文凭)、保修和收据、食谱,甚至是非纸质文件,例如印在路由器底部的详细信息和说明。

最好的扫描应用程序不仅可以检测您正在扫描的项目的边缘,还可以检测它是什么类型的项目,无论是书页还是名片。一个好的扫描应用程序还应该能够将多个页面编译成一个文件。好的扫描应用程序还包括光学字符识别 (OCR) 技术,因此您可以在扫描文档后一分钟左右的时间内复制和粘贴其中的文本。比如SwiftScan。

3. 电子签名工具

如果您要实现无纸化,您需要能够在不打印的情况下签署文件。除了极少数例外,您应该能够以数字方式签署大多数文档。为此,您需要一个应用程序来创建数字签名并将其应用于文件。比如SwiftScan、Adobe阅读器等。

首先,您必须创建一个签名。这一步通常是最难的部分,因为当使用鼠标、手指和触摸屏或手写笔制作签名时,签名往往看起来很草率。通常,还可以选择在纸上用墨水签署您的名字,然后对其进行扫描。好消息是,一旦您制作了自己喜欢的签名,就可以保存并重复使用。

4. 云存储和共享服务

一个云存储服务,使所有的文件提供给你,不管你手头有什么设备。它们还包括共享文档的功能,因此您不必通过电子邮件发送大文件,也不必担心它们会因大小而被拒绝。

这些可以考虑:Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive、Box和Apple iCloud Drive。

许多文件同步程序也允许您将文档的离线副本保存到您的设备,这对于您在半紧急情况下可能需要的任何东西都非常方便,例如保险证书、身份证或电话树中的姓名和电话号码。

5. 记笔记应用

笔记应用程序可用于存储和整理各种可能曾经出现在纸上的想法、建议、笔记、食谱、新闻文章和其他内容。使用笔记应用程序,您可以跳过论文,直接以电子方式捕捉这些想法。可以试试Evernote、Microsoft OneNote和Joplin。

如果您倾向于打印网页,无论是阅读文章还是保存食谱,带有网络剪辑器的笔记应用程序将帮助您实现无纸化,比如Web Clipper。

好了,介绍了这些,还需要您亲自试试,寻找更合适自己的方式,赶快行动起来吧。

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