Excel数据怎么链接到PPT中

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Excel数据怎么链接到PPT中

如果您正在制作演示文稿,您始终希望获得最新的数据。这样,您可以确保幻灯片准确无误,并反映实地情况。 但是,有时您必须创建演示文稿,因为您的同事仍在编译数据。如何确保他们在 Excel 数据库中所做的任何更改都反映在 PowerPoint 幻灯片中? 这就是粘贴链接功能的用武之地。

下面介绍了如何使用它来确保演示文稿中始终拥有最新的数据库和图表信息。

一、将 Excel 数据链接到 PowerPoint

若要将 Excel 表格链接到演示文稿,它首先必须存在。如果您的同事尚未创建它,您可以创建一个占位符表,您可以选择并复制它,然后让您的队友更新其内容。制作初始数据后,请按照下面列出的步骤操作。

 Excel数据链接
  1. 选择要复制到演示文稿中的表格。
  2. 单击"复制"或按 Ctrl + C(适用于 Mac 用户的命令 + C)。
  3. 打开 Microsoft PowerPoint
  4. 打开您正在处理的文件演示文稿(如果已有);否则,请单击"空白演示文稿"
  5. 在空白幻灯片上,转到"主页"菜单功能区
  6. 单击粘贴图标下方的下拉箭头
  7. 选择选择性粘贴...
  8. 在"选择性粘贴"窗口中,选择"粘贴链接"单选按钮。
  9. 选择 Microsoft Excel 工作表对象
  10. 确定

完成后,您将看到从 Excel 复制的表显示在 PowerPoint 演示文稿上。 但是,您需要访问源 Excel 文件才能编辑所添加表的内容或格式。为此,您可以打开保存它的文件;或者,您可以双击该表,它将自动打开源文件。

二、创建动态图表

可视化、比较和分析数据和趋势的最简单方法之一是使用图表。但是,如果要从刚刚创建的链接的 Excel 表创建图表,则必须先从其源文件执行此操作。制作图表后,可以将其复制并链接到 PowerPoint 文件。

以下是操作方法。

1.选择您在 Excel 中创建的图表。

2.单击"复制"或按 Ctrl + C(适用于 Mac 用户的命令 + C)。

3.打开 Microsoft PowerPoint

4.转到要放置刚复制的图表的幻灯片。

5.在"主页"菜单功能区上,单击粘贴图标下的向下箭头

6.在"粘贴选项"中,可以选择"使用目标主题和链接数据"(L)"保留源格式和链接数据"(F)。这些分别是第三个和第四个图标。第一个选项允许您使用用于演示文稿的主题,而第二个选项则保留源 Excel 文件的外观。

7.粘贴图表后,您可以四处移动它以满足您的需求。

三、更新图表

遗憾的是,如果需要对图表进行更改,则必须在 Excel 中打开其源数据。如果您有权访问Excel文件,则可以直接进行更改,并且它应该自动反映在PowerPoint图表上。

如果您没有打开 Excel 文件,则可以右键单击 PowerPoint 图表,然后在上下文菜单中选择"编辑数据">"在 Excel 中编辑数据"。如果只需要进行细微的更改,还可以选择"编辑数据">"编辑数据"以打开一个小窗口。

如果您所做的更改未自动反映在 PowerPoint 图表上,则可以手动更新它。为此,请单击图表,转到"图表设计"菜单功能区,然后单击"刷新数据"。这将从链接的 Excel 文件中提取最新信息,并更新 PowerPoint 图表上显示的信息。

四、设置 Excel 链接的 PowerPoint 图表的格式

与 Excel 数据表不同,您对 Excel 中的图表设计所做的任何更改都不会影响 PowerPoint 中的图表。因此,您必须先在 Excel 中完成要从中复制的图表的设计和感觉,然后再将其复制到演示文稿中。

或者,您可以独立对 PowerPoint 图表进行设计更改。这意味着您可以更改演示文稿图表的外观,而不会影响从 Excel 复制的图表。

若要进行这些更改,请单击图表,然后转到"图表设计"菜单功能区。您可以在"图表样式"下选择图表的外观。如果您认为当前的图表类型不适合您的演示文稿,您甚至可以更改它。 单击更改图表类型以打开新窗口。从那里,您可以在左列中选择您喜欢的任何图表类型。

五、查找链接的文件

有时,您不记得演示文稿中的表格和图表是否链接到 Excel 文件。或者,可能是您将 PowerPoint 数据链接到电子表格,但不记得保存位置的情况。

您可以直接检查PowerPoint文件是否链接到任何文件以及这些文件的位置。为此,请单击菜单功能区中的"文件"。在打开的全屏菜单中,转到左侧列中的"信息"。

在"信息"窗口下的右侧列中,转到"相关文档"。单击"打开文件位置"以查看链接文件的保存位置。

如果移动了链接的 Excel 文件,请单击"编辑文件链接"。将出现一个"链接"窗口,其中显示每个链接对象以及附加到该对象的文件位置。该窗口为您提供了四个选项:

  • 立即更新:将对象的数据更新为链接文件中的最新更改。
  • 开源:打开链接的 Excel 文件。
  • 更改源...:打开文件资源管理器窗口以更改链接的文件。
  • 断开链接:从演示文稿中删除链接。

六、始终保持更新

这个漂亮的功能首次出现在Microsoft Office 2010中,此后可供所有Office用户使用。因此,每当您基于不完整的数据进行演示时,您都不再需要担心将来手动更新它。 通过复制 Excel 信息,然后将其作为链接项粘贴到演示文稿中,可以保证将最新数据自动更新到 PowerPoint 文件中。

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